Erros na ECD: retificação ou substituição de livros autenticados

Na última sexta-feira (31.07.2020) encerrou-se o prazo para transmissão da Escrituração Contábil Digital (ECD) exercício 2020, referente aos fatos contábeis escriturados em 2019.

Com a entrega de mais essa obrigação, corriqueiramente surge a dúvida: – Posso retificar a ECD entregue?

É importante esclarecer que na ECD não existe retificação e sim substituição, uma vez que os livros contábeis depois de autenticados só podem ser substituídos em casos onde o erro cometido torne a escrituração imprestável, conforme rege o artigo 16 da Instrução Normativa DREI nº 11/2020 para autenticação na Junta Comercial.

Outro ponto que vale destaque, é que desde 2016, a autenticação dos livros contábeis digitais se dá no ato da transmissão do Sped, e se prova pelo recibo do mesmo, o que exige maior atenção dos profissionais que executam este importante trabalho.

Isto posto, vejamos as principais dúvidas sobre a substituição dos livros autenticados.

Em quais casos posso substituir a ECD enviada?

A ECD originalmente enviada somente deve ser substituída nos casos em que contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Resolução CFC nº 1.330/2011 que versam sobre a retificação de lançamentos.

Por exemplo: se em 2020, identificados erros na contabilidade que foram escriturados em 2019, a sugestão é que a correção seja efetuada no próprio ano de 2020 por meio da política de correção de erros – ajustes de exercícios anteriores – e não retroativamente, não sendo necessária assim a substituição da ECD transmitida.

Contudo, se os erros cometidos no exemplo tornarem a escrituração contábil autenticada imprestável, como por exemplo, um erro que ocasionou lançamentos duplicados de todas as notas que geram receitas, é possível cancelar os termos de autenticação dos livros para a entidade e assim substituir a ECD.

A dica para o contador responsável substituir a ECD autenticada é avaliar a relevância do erro perante as demonstrações, pois sucessivas modificações podem sugerir que a contabilidade daquela entidade não representa de forma fidedigna os fatos contábeis.

Qual o prazo?

O prazo para substituição da ECD 2020 (ano-calendário 2019) será até dia 31.05.2021.

Qual o procedimento a ser seguido?

A ECD substituta somente terá validade se acompanhada do Termo de Verificação para Fins de Substituição, sendo que o mesmo é ser assinado pelo próprio profissional contábil que assina os livros contábeis substitutos e pelo auditor, caso as demonstrações contábeis tenham sido auditadas.

Preciso da assinatura de um outro profissional contábil no Termo de Verificação para Fins de Substituição?

Não é necessária a assinatura de um outro profissional contábil para envio da ECD substituta, porém, quando houver, a assinatura deste se limitará as modificações realizadas e não ao restante da escrituração.

12 comentários em “Erros na ECD: retificação ou substituição de livros autenticados”

  1. Bom dia, estou enviando a ECD de 2020 e receita pede que faca ajustes no ano de 2019, ajustes feitos agora pede pra ajustar de 2018, porem no momento de transmitir o arquivo de 2018 o sistema diz que o prazo de substituição de 2018 terminou em julho de 2020. Como faço pra transmitir, tem outra opção? Atenciosamente Hermes Seixas

  2. ANA PAULA ALVES DE SOUZA

    Boa noite! Estou tentando substituir uma ECD de 2020 pois precisei incluir alguns lançamentos, mas meu resultado do exercício não foi alterado, mas quando envio o arquivo, a receita não aceita, me da um erro número 18, falando que não existe essa declaração. Poderiam me ajudar ?como faço para cancelar e reenviar o arquivo?
    Grata
    Ana Paula

  3. Boa tarde, eu enviei a ECD com o plano de contas lucro real, sendo que a empresa é lucro presumido, e quando fui substituir nao aceitou pois passou do prazo, então nao vou poder entregar a ECF 2020, como faço?

  4. Caros, boa tarde!!
    Preciso retificar uma ECF 2018 pois as vendas canceladas não foram contabilizadas gerando divergencia na auração do ir e cont social lucro presumido, neste caso preciso tb retificar a ECD? tem prazo para retificar?

  5. Enviei a ECD 2017 por livros contábeis, mas necessito enviar a ECD por livro diario geral, o sistema não deixa substituir, por ser ecd modo diferente e e também enviar normal, pois da erro que já foi enviado os livros contábeis. como posso fazer o envio da ECD pelo livro diário geral mesmo fora do prazo

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