Por: Elisandra Gomes
A Reforma Tributária do Consumo, estruturada pela Emenda Constitucional n° 132/2023 e pela Lei Complementar n° 214/2025, marca uma virada histórica na forma como as empresas brasileiras registram, calculam e pagam tributos sobre bens e serviços.
Para orientar esse novo ciclo, o Comitê Gestor do IBS (CGIBS) publicou o Volume 1 da Cartilha Orientativa de Apuração do IBS, documento que apresenta as bases operacionais do Sistema de Apuração Assistida, o coração do novo modelo.
O objetivo agora é claro: substituir o sistema tradicional, baseado na escrituração feita pelo contribuinte, por um processo centralizado, automático e alimentado diretamente pelas informações transmitidas via documentos fiscais eletrônicos (DF-e).
A seguir, apresento um panorama completo, e com visão consultiva, sobre como esse novo ambiente de apuração vai funcionar, e o que sua empresa precisa fazer desde já.
Apuração Assistida: o novo DNA da tributação
Com o IBS, a apuração deixa de ser responsabilidade exclusiva do contribuinte. A partir de agora, o próprio sistema do CGIBS irá:
• calcular automaticamente o imposto devido ou a recuperar;
• controlar créditos condicionados à extinção do débito pela outra parte;
• vincular débitos e créditos de forma cronológica;
• disponibilizar relatórios e sugestões de ajustes.
Isso significa uma mudança decisiva: o IBS será calculado com base no que consta nas notas fiscais, não mais nas declarações.
Erros nos documentos fiscais eletrônicos, passam a gerar falhas de apuração, pendências e riscos de pagamento indevido. A qualidade do preenchimento fiscal se torna, portanto, o novo pilar da conformidade.
O papel central do documento fiscal
Cada campo, tag, evento ou referenciamento da NF-e/NFC-e alimentará diretamente o saldo do contribuinte no sistema do IBS.
A data de entrega como chave do fato gerador
A ordem de prioridade para a apuração será:
1. dPrevEntrega (data prevista de entrega)
2. dhSaiEnt (data de saída/entrega)
3. dhEmi (data de emissão)
Ou seja, o período de apuração não depende mais apenas da emissão, mas da entrega.
Esse ajuste terá impacto direto em processos de logística, sistemas operacionais e o momento das operações.
Novos grupos e campos obrigatórios no DF-e
A Reforma Tributária cria novos grupos e estruturas que se tornam obrigatórios na emissão das notas fiscais. Alguns destaques:
a) Grupo Compra Governamental (gCompraGov)
Para operações com órgãos públicos, deverão ser emitidos dois documentos:
• um na entrega (tpOperGov = 1)
• outro no pagamento (tpOperGov = 2)
Nesse caso, o IBS só é apurado na data do pagamento.
b) Grupo Ajuste de Competência
Usado para ajustes sem operação vinculada, como:
• Anulação de crédito por saídas isentas (NF de Débito tipo 02)
c) Grupo Estorno de Crédito (gEstornoCred)
Aplicável quando houver estornos obrigatórios decorrentes de:
• perdas
• doações com anulação de crédito
• saídas isentas/imunes
d) Crédito Presumido da Operação
Agora, créditos presumidos podem ser apropriados diretamente no DF-e, sendo automaticamente utilizados para compensação futura.
Notas Fiscais de Débito: quando utilizar
São incluídas novas notas de débito, essenciais para ajustes. Entre elas:
• Tipo 01 – Transferência de crédito para cooperativas
• Tipo 02 – Anulação de crédito por saídas isentas/imunes
• Tipo 03 – Débitos de NF-e não processadas na apuração
• Tipo 04 – Multa e juros
• Tipo 05 – Transferência de créditos na sucessão
• Tipo 06 – Pagamento antecipado
• Tipo 07 – Perdas em estoque
Cada tipo possui regras específicas e impacta diretamente a apuração assistida.
Notas Fiscais de Crédito: devoluções e ajustes
Outras situações passarão a exigir notas de crédito:
• Tipo 01 – Multa e juros (quando não houve NF-e de débito)
• Tipo 03 – Retorno por recusa de entrega
• Tipo 04 – Redução de valores
• Tipo 05 – Sucessão empresarial
Em vários casos, a própria empresa emitirá a nota para si mesma, algo inovador no novo modelo fiscal.
Eventos obrigatórios: o “novo SPED” do IBS
Além das notas, o contribuinte deverá transmitir eventos como:
• Atualização da data prevista de entrega
• Perdas no transporte sob CIF
• Não ocorrência de fornecimento após adiantamento
• Transferência de crédito contestada pelo fisco
• Importações em ALC/ZFM sem isenção efetiva
Cada evento altera o saldo do contribuinte no sistema.
E o que muda na prática para as empresas?
A implantação do IBS vai exigir das empresas uma verdadeira reorganização interna. O novo modelo deixa claro que não há mais espaço para controles manuais ou planilhas: a governança fiscal digital passa a ser obrigatória.
Com isso, a qualidade das informações na NF-e ganha um peso enorme, qualquer campo preenchido de forma incompleta pode gerar erros na apuração.
Outro ponto importante é que os processos passam a ser muito mais integrados. A área fiscal precisará atuar de forma coordenada com compras, logística, financeiro e tecnologia, criando um fluxo mais rígido e eficiente.
E, para completar, o acompanhamento da apuração se torna parte da rotina: a prévia deverá ser consultada diariamente para evitar inconsistências e manter tudo em conformidade.
Conclusão: a era da apuração inteligente
O IBS não é apenas um novo imposto. Ele inaugura uma nova filosofia fiscal baseada em automação, rastreabilidade, coerência entre operações e apuração, dados estruturados, e redução de litígios.
Para navegar com segurança nessa transição, as empresas precisam investir em três frentes atualização dos sistemas emissores, treinamento contínuo das equipes, e revisão dos processos fiscais e operacionais.
A cartilha é clara: na era do IBS, quem emite errado, apura errado, e enfrenta os riscos.
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