Diariamente discutido entre os empresários, o caixa negativo tem se tornado um empecilho contábil que tira o sono do contribuinte. Neste texto, falaremos sobre esse assunto.
Afinal de contas, existe “caixa negativo”?
A resposta simplificada é: não. O saldo contábil da conta caixa não pode ficar credor. Se isso acontecer, significa que houve pagamentos de títulos não contabilizados. Isso significa documentos fornecidos a seus fornecedores por meio de “caixa dois“, os quais não são obviamente computados na escrituração contábil do contribuinte. Essa é uma das condições de disparidade na contabilidade do contribuinte.
Estouro de caixa
Nesse caso, não há saldo de caixa suficiente para computar e justificar os pagamentos realizados. Assim, caracteriza-se o “estouro de caixa“ ou saldo credor de caixa originado por esses pagamentos sem o devido reconhecimento na contabilidade que os justifiquem.
Com isso, a pessoa jurídica terá um passivo pendente embora tenham ocorrido os pagamentos. Portanto, será preciso baixar o saldo contábil quando houver condições.
Para verificar tal condição, é necessário comparar os títulos dos saldos da conta de fornecedores com as duplicatas/títulos representativos desses saldos por ocasião do encerramento do balanço.
Omissão de receitas
Outra condição que poderá evidenciar as condições de caixa negativo é a omissão de receitas, que não necessariamente é uma situação de caixa dois.
Isso pode ocorrer simplesmente com falta dos lançamentos dos pagamentos das obrigações a pagar de formas diversas. Em outras palavras, pode ser resultado dos registros das receitas que não consideram os registros de pagamentos das despesas diversas que ocorrem por parte da pessoa jurídica.
Nesses casos, a falta de escrituração dos pagamentos resultará em furos na contabilidade do contribuinte. Quando isso acontece, é necessário realizar uma conciliação contábil para efetuar o reconhecimento dos passivos por meio de documentação hábil e idônea.
Caixa dois
Um dos fatos que pode resultar nas inconsistências contábeis é a presunção de omissão de receitas, em que, pela movimentação dos recursos oriundos de caixa dois, o contribuinte utilizará recursos oriundos deste e dos numerários oficiais da empresa reconhecidos na contabilidade, resultando no suprimento do caixa contábil com recursos não comprovados.
Falta de documentos fiscais
A configuração de omissão de receitas pode possuir outras características. Ela pode estar relacionada à falta de documentos fiscais que justifiquem as receitas auferidas decorrentes das atividades operacionais ou que não sejam da pessoa jurídica. Nesse caso, corresponde à falta de emissão de documentos que justifiquem o abastecimento de numerários do contribuinte em caixa, tais como:
- Notas fiscais;
- Contratos;
- Recibos;
- Cupons fiscais;
- Depósitos;
- Transferências bancárias.
Com isso, caracteriza-se como omissão de receitas.
Verificação de omissão de receitas
Tais fatos serão atestados mediante o comparativo do ingresso de recursos em caixa, sendo em moeda, em cheques ou depósitos efetuados no dia. Na sequência, faz-se a comparação com os valores de notas fiscais ou outros documentos equivalentes emitidos no dia. Assim, é possível verificar a falta de emissão. Convém lembrar que os saldos de caixa de dias anteriores devem ser considerados.
Outra maneira de constatar as omissões de receitas seria em relação ao exame dos documentos cobrados que se encontram em carteira de cobrança ou em cobrança bancária que não tenham respaldo em documentos fiscais equivalentes que sejam legalmente aceitos pela legislação tributária, conforme consta no artigo 1º da Lei nº 8.846/94.
Por fim, cabe realizar uma conciliação de contas para identificar qual lançamento, ou falta dele, gerou o saldo negativo, para posteriormente realizar as devidas correções. A conferência do saldo deve acontecer periodicamente, conciliando os saldos contábeis com a movimentação correspondente às suas contas de modo a verificar as pendências existentes até a data do balanço.
Convém ressaltar que, caso seja identificada omissão de receita, a empresa poderá ser autuada e arbitrada, conforme dispõe o artigo 294 do RIR/2018.
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