Vending Machine: operações com máquinas automáticas em São Paulo

A expressão vending machine é utilizada para designar as operações mercantis realizadas através de máquinas automáticas instaladas em locais estratégicos. Estes equipamentos são abastecidos com mercadorias para realizar vendas ao consumidor final. Dessa forma, tal modalidade de venda possui diversas características tidas como vantajosas. Podem ser citadas a simplificação, a praticidade e a automaticidade das operações.

Por meio delas, o consumidor final terá, apenas, que adquirir a mercadoria e realizar o pagamento. Cédulas de dinheiro, moedas, cartões de débito e de crédito, inclusive por meio de vale-refeição, são algumas das possibilidades contempladas.

Considerações gerais sobre vending machine

Para as operações mercantis na modalidade vending machine, é recomendável a adoção de regime especial. O Estado de São Paulo, por exemplo, regulamentou essas operações somente nos casos em que a mercadoria oferecida está sujeita ao ICMS na modalidade de substituição tributária.

Nesse sentido, tem-se que o recolhimento da substituição tributária do ICMS é de responsabilidade de um dos participantes da cadeia de operações, a exemplo do industrial, do importador ou do arrematante da mercadoria em leilão. Portanto, será levado em consideração o fato de que a entrega da mercadoria ocorrerá por meio de máquina, sem a necessidade de mão de obra, ou, em regra, de emissão de documento fiscal na entrega do produto ao consumidor.

Além disso, pode ser que a operação seja onerosa. Aí, o estabelecimento operador explora o uso da máquina e arca com os custos das mercadorias. O consumidor, por sua vez, realiza o pagamento pela mercadoria – ou sua retirada, quando gratuita.

Assim sendo, o regime especial deve ser solicitado à Secretaria da Fazenda de São Paulo para os casos em que as mercadorias comercializadas por vending machine não estão sujeitas ao ICMS-ST no estado de São Paulo. Para operações com mercadorias sujeitas à substituição tributária, também é recomendável a adoção de regime especial. Afinal, esse tipo de operação possui suas peculiaridades.

Pessoas envolvidas na operação

As pessoas envolvidas se vinculam a cada momento específico da operação. São eles:

• Fabricante: é o estabelecimento que industrializa a mercadoria e realiza operações de saída para abastecimento e reposição de produtos nas máquinas automáticas;
• Importador: é o estabelecimento que importa as mercadorias do exterior e realiza operações de saída para abastecimento e reposição de produtos nas máquinas automáticas;
• Estabelecimento operador: é o estabelecimento cedente, que adquire e instala a máquina automática em estabelecimentos de terceiros a título de locação ou comodato, permanecendo como responsável por abastecimento, reposição e manutenção;
• Estabelecimento cessionário: é o estabelecimento que celebra contrato de locação ou de comodato com o estabelecimento operador para que haja a instalação em espaço de seu interesse para exploração da máquina automática;
• Consumidor final:aquele que adquire e retira o produto da máquina para consumo final.

Entre todos as pessoas envolvidas na operação de vending machine, o estabelecimento operador é o principal. Ele é quem se responsabiliza por toda a movimentação das máquinas e dos produtos.

Assim sendo, cabe ao estabelecimento operador a formalização dessa atividade específica junto à Secretaria da Fazenda de São Paulo, tendo em vista que estará caracterizado o intuito comercial nessa operação. Por sua vez, para obtenção de licença de funcionamento e exploração da atividade, a formalização ocorre junto à Secretaria Municipal de Finanças a que o estabelecimento se vincula.

Celebração de contrato de comodato ou de locação

Devido a esta modalidade de operação ser feita por meio de uma máquina automática, é necessária a celebração de contrato entre o estabelecimento operador e o estabelecimento cessionário. Esse contrato preverá as condições das operações, que poderão se dar por meio de comodato ou locação da máquina automática.

Atuação do estabelecimento operador

O estabelecimento operador é o principal responsável pela operação de vending machine, cabendo a ele as seguintes atividades:

1. Comprar as máquinas automáticas para venda de produtos ao consumidor final;
2. Proceder com a instalação das máquinas por meio de contrato de comodato ou locação;
3. Comprar os produtos para carregar as máquinas automáticas;
4. Realizar a instalação e o abastecimento das máquinas automáticas no local convencionado;
5. Organizar de forma logística as mercadorias a serem abastecidas periodicamente;
6. Retirar os recursos financeiros que se encontrarem nas máquinas;
7. Proceder com as manutenções das máquinas.

As operações que envolvem a circulação física das mercadorias são consideradas fato gerador do ICMS. Em se tratando de instalação ou manutenção das máquinas, não há que se falar em incidência de ISS, visto que as mesmas pertencem ao próprio operador e fazem parte do ativo permanente.

Vendas dos produtos por máquinas automáticas

O procedimento fiscal a ser adotado para a operação ocorrerá conforme o regime especial adotado ou pela regulamentação do estado de São Paulo para mercadorias sujeitas à substituição tributária. Algumas características, por sua vez, não possuem procedimento específico determinado. Pode ser citado como exemplo o retorno de mercadorias não utilizadas na reposição das máquinas automáticas. Outro caso diz respeito a produtos que são preparados e misturados dentro da máquina.

Veja só: produtos que possuem sua natureza modificada por meio da máquina automática terão de seguir procedimento fiscal específico autorizado pela Secretaria da Fazenda de São Paulo. Assim, não há conflito de legislação no âmbito municipal, estadual e federal, principalmente para as mercadorias que sofrem transformação e para as que são servidas em doses distintas.

Plano de negócio e Regime Especial

Antes da elaboração de pedido de regime especial, recomenda-se ao estabelecimento operador que realize estudo detalhado de todas as operações que pretende praticar para consolidação de um plano de negócio. Os seguintes procedimentos devem ser observados:

• Verificação sobre o credenciamento para emissão de documento fiscal em nome próprio para acompanhar mercadorias a título de remessa para abastecimento de máquinas automáticas, com a respectiva tributação aplicável;
• Aferição do leiaute e das condições de emissão de documento fiscal de abastecimento que devem demonstrar as especificações técnicas da máquina e das mercadorias que serão abastecidas e comercializadas, entre outros dados operacionais;
• Aplicação da tratativa correta quanto às mercadorias não entregues em relação às quais o estabelecimento operador deverá emitir documento fiscal de entrada, conforme as regras tributárias e fiscais dessa operação;
• Controle preciso de estoque a ser demonstrado por meio de relatório para cada máquina automática, em que constem as respectivas mercadorias. O estoque anterior e o número das notas de abastecimento, entre outras movimentações específicas para se obter o estoque inicial e final de cada período de competência.

Por fim, cabe salientar que os procedimentos mencionados acima poderão ser adaptados por meio de regime especial para atender às necessidades do estabelecimento operador.

Tributos estaduais

Nesta operação haverá a incidência do ICMS em relação às mercadorias que precisam circular até as máquinas automáticas para serem carregadas e disponibilizadas, inclusive na venda de mercadorias a consumidores. .

Quanto à cessão da máquina pelo estabelecimento operador, não há tributação no âmbito estadual ou municipal. A ausência desses impostos independe do tipo de cessão (se onerosa, por meio de locação, ou gratuita, por meio de comodato).

Assim sendo, antes de iniciar as atividades vinculadas à vending machine, é importante que o empreendedor leve em conta as peculiaridades do que pretende desenvolver.. Não devem ser ignorados, também, a adoção de regime especial, as obrigações fiscais e os tributos aplicáveis.

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