Quando uma empresa contrata um profissional autônomo, uma dúvida recorrente surge: onde informar o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA)? Embora pareça uma questão simples, ela costuma gerar confusão justamente porque envolve dois módulos do SPED (o eSocial e a EFD-Reinf) que, apesar de se complementarem, têm finalidades bem diferentes.
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Para começar, é importante lembrar o que é o RPA. Ele é um documento utilizado para formalizar o pagamento ao trabalhador autônomo que não possui vínculo empregatício com a empresa contratante. Funciona como uma comprovação do serviço prestado e da remuneração paga, substituindo a necessidade de registro em carteira ou, dependendo da legislação municipal, a emissão de nota fiscal.
Além de formalizar a relação, o RPA também garante que os encargos sociais e fiscais como INSS e IRRF sejam recolhidos corretamente. Ou seja, ele atua como um mecanismo de regularização tanto para quem contrata quanto para quem presta o serviço.
Mas afinal, onde essa informação deve ser declarada?
A resposta direta: RPA é informado no eSocial
De acordo com o Manual de Orientação do Usuário da EFD-Reinf, versão 2.1.2.1, página 99, a regra geral é clara: os rendimentos do trabalho, com ou sem vínculo empregatício, devem ser informados apenas no eSocial.
A EFD-Reinf só recebe essas informações quando o envio no eSocial não for possível, conforme detalhado nas páginas 88 e 99 do mesmo Manual. Essa exceção existe para contemplar situações específicas, como pagamentos no exterior ou a pessoas sem CPF.
Portanto, para a grande maioria das empresas e dos casos práticos, a resposta é simples: informar no eSocial.
Por que existe tanta dúvida?
É natural que esse questionamento apareça, porque tanto o eSocial quanto a EFD-Reinf fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e, juntos, organizam as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
Mesmo assim, cada um tem seu propósito:
eSocial
• Abrange informações relacionadas aos trabalhadores, incluindo autônomos e contribuintes individuais;
• Registra dados de vínculo, remuneração e todos os reflexos fiscais e previdenciários decorrentes da relação de trabalho;
• É o ambiente adequado para declarações que envolvem remuneração e obrigações decorrentes da prestação de serviços de pessoa física.
EFD-Reinf
• Complementa o eSocial, mas seu foco são as retenções de tributos federais e contribuições previdenciárias vinculadas a serviços sem relação de trabalho, entre outros eventos;
• Só recebe informações de pagamento a pessoa física quando não houver possibilidade técnica de informar no eSocial.
Essa divisão de responsabilidades ajuda a entender por que o RPA se enquadra melhor no eSocial: ainda que o autônomo não tenha vínculo empregatício, ele presta um serviço pessoal, e os encargos gerados decorrem de uma relação de trabalho, mesmo que sem vínculo.
Quem é obrigado a informar o RPA?
A obrigatoriedade é direcionada para empresas (pessoas jurídicas) que pagam rendimentos a profissionais autônomos em decorrência de serviços prestados. Isso está previsto:
• No Manual de Orientação do eSocial, versão S-1.3, página 7;
• No Manual de Orientação da EFD-Reinf, versão 2.1.2.1, página 88.
Em regra geral, qualquer pagamento feito a pessoa física que presta serviço como autônomo deve ser declarado no eSocial, justamente por estar ligado a uma remuneração decorrente de trabalho.
Exceções: quando informar na EFD-Reinf?
Existem casos pontuais em que o envio não pode ocorrer pelo eSocial.
O principal exemplo prático é:
• Pagamento a profissional autônomo no exterior sem CPF.
Como o eSocial exige identificação por CPF, esse tipo de operação não pode ser transmitido por ele. Assim, a alternativa correta é a EFD-Reinf, que consegue receber a informação e garantir a regularidade fiscal da empresa.
Essas exceções estão detalhadas nos manuais oficiais e são fundamentais para evitar inconsistências ou falhas nas obrigações acessórias.
Por que o preenchimento correto é tão importante?
A escolha do módulo certo (eSocial ou EFD-Reinf) não é apenas uma formalidade. Ela impacta:
• a regularidade fiscal da empresa;
• o cálculo adequado de INSS e IRRF;
• o envio de informações ao governo sem riscos de inconsistências;
• a conformidade com auditorias, cruzamentos e fiscalizações automatizadas.
O SPED foi construído para promover integração, e justamente por isso os dados precisam estar no lugar certo, da forma certa, para evitar notificações, divergências e penalidades.
Como simplificar esse processo no dia a dia?
A contratação de autônomos é comum em empresas de diferentes portes, mas isso não significa que o processo seja simples. Além das dúvidas entre eSocial e EFD-Reinf, surgem questões sobre:
• retenções obrigatórias;
• cálculos de INSS e IRRF;
• análise de habitualidade;
• enquadramentos tributários específicos;
• obrigações acessórias complementares.
É justamente nesse ponto que contar com uma orientação especializada faz toda a diferença.
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