Recentemente, foi publicada uma novidade importante no cenário tributário brasileiro: o Ajuste SINIEF 002/2025, divulgado no Diário Oficial da União em 2 de abril de 2025, que estabelece a padronização do prazo de guarda de documentos fiscais eletrônicos. Mas atenção: essa mudança não impacta diretamente os contribuintes. Entenda a seguir os detalhes dessa alteração e o que, de fato, muda.
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O que diz o ajuste SINIEF 002/2025?
De acordo com a cláusula primeira do Ajuste, o prazo mínimo para guarda e expurgo dos arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é de 132 meses, equivalentes há 11 anos, contados a partir da data de autorização do documento.
Importante destacar que essa alteração se refere exclusivamente aos procedimentos da Receita Federal, dos Estados e do Distrito Federal. Ou seja, o contribuinte não está diretamente envolvido ou obrigado a seguir esse novo prazo.
Para quem se aplica o novo prazo?
O Ajuste é fruto de um acordo entre entes federativos, com base no artigo 199 do Código Tributário Nacional (CTN), que permite a cooperação entre a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios para a troca de informações fiscais visando facilitar a fiscalização. Assim, a obrigatoriedade de guarda por 11 anos aplica-se apenas às administrações tributárias.
O objetivo principal é a otimização da gestão dos servidores de dados desses órgãos, permitindo que, após o período mínimo, os documentos possam ser expurgados.
E para o contribuinte? Mudou algo?
Para o contribuinte, nada muda. O prazo de guarda de documentos fiscais continua sendo de cinco anos, conforme previsto no parágrafo único do artigo 195 do CTN. Esse prazo corresponde ao período até a prescrição dos créditos tributários, de acordo com os artigos 173 e 174 do mesmo código:
- Artigo 173: O direito de constituir o crédito tributário extingue-se em cinco anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da ocorrência do fato gerador do crédito tributário ou da data da decisão de anulação definitiva de lançamento anteriormente efetuado
- Artigo 174: A ação para cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos contados da constituição definitiva do crédito.
Portanto, mesmo com a publicação do Ajuste SINIEF 002/2025, o prazo de guarda de documentos fiscais para os contribuintes permanece de cinco anos, inalterado. Isso ocorre porque o CTN, como lei complementar, só pode ser modificado por outra norma de igual hierarquia e não por um Ajuste SINIEF.
Atenção a casos especiais
Apesar do prazo de cinco anos ser a regra geral, há situações específicas em que o contribuinte deve manter a documentação por período superior, como nos casos de:
- Moratória (ato judicial que formalize o atraso do cumprimento de obrigação pelo devedor);
- Reconhecimento do débito pelo devedor, ainda que extrajudicialmente;
- Protesto judicial ou extrajudicial;
- Despacho de citação em execução fiscal.
Nessas situações, a contagem do prazo de guarda pode se estender até o encerramento do processo ou a extinção do crédito tributário.
Conclusão
Embora a notícia da alteração do prazo de guarda de documentos fiscais tenha gerado certo alarme, é importante ressaltar: para o contribuinte, a prática permanece a mesma. O Ajuste SINIEF 002/2025 impacta exclusivamente as administrações tributárias, sem alterar o prazo legal de cinco anos estabelecido pelo CTN.
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