Por: Fernanda Ricci
A evolução das obrigações trabalhistas nos últimos anos demonstra um movimento claro e irreversível de digitalização e integração das informações prestadas pelos empregadores. Com a implantação do eSocial e, posteriormente, da DCTFWeb, diversas obrigações acessórias foram substituídas por processos eletrônicos, eliminando controles paralelos e documentos físicos que, até então, faziam parte da rotina das empresas. Nesse cenário, o livro de registro de empregados passou por uma das mudanças mais significativas.
O registro de empregados sempre foi uma das principais obrigações do empregador, pois é por meio dele que se formaliza o vínculo empregatício e se documentam informações essenciais à proteção do trabalhador e à fiscalização das relações de trabalho. Historicamente, esse registro era realizado por meio de livros ou fichas físicas, que deveriam conter dados completos e atualizados sobre a admissão, a função, a remuneração, a jornada e demais circunstâncias relevantes do contrato de trabalho.
Com o advento do eSocial, esse modelo começou a ser gradualmente substituído. O sistema passou a recepcionar, de forma centralizada, as informações relacionadas ao vínculo empregatício, abrangendo não apenas a admissão do trabalhador, mas todas as movimentações ocorridas durante o contrato, como alterações cadastrais e contratuais, afastamentos, férias, retornos ao trabalho, desligamentos e reintegrações. Dessa forma, o registro do empregado deixou de ser um ato isolado e passou a representar um conjunto contínuo de informações transmitidas eletronicamente ao governo.
Durante um período de transição, a legislação permitiu que o empregador optasse pelo registro eletrônico dos empregados por meio do eSocial. Enquanto essa opção não fosse formalizada, permanecia a obrigatoriedade de manter livros ou fichas de registro físicos. Essa convivência entre o modelo tradicional e o eletrônico exigia atenção dos empregadores, pois o simples envio dos eventos ao eSocial não era suficiente: era necessário declarar expressamente a opção pelo registro eletrônico no próprio sistema.
Esse cenário foi definitivamente alterado a partir de 2 de janeiro de 2026. A Portaria Consolidada MTE nº 1, de 2025, estabeleceu que o registro de empregados passou a ser exclusivamente eletrônico, aplicável a todas as empresas, independentemente do porte ou do enquadramento no eSocial. A partir dessa data, não há mais a possibilidade de escolha entre o registro físico e o eletrônico.
Esse entendimento foi oficialmente reforçado em 5 de janeiro de 2026, por meio das Perguntas e Respostas do eSocial, na questão nº 99.5, que esclareceu de forma objetiva se o registro de empregados foi substituído para todas as empresas e quais providências deveriam ser adotadas pelos empregadores. Conforme a orientação divulgada, até então o registro eletrônico dependia de opção declarada no eSocial; contudo, a partir de 2 de janeiro de 2026, o registro eletrônico tornou-se obrigatório para todos.
O próprio eSocial também esclareceu uma dúvida recorrente dos empregadores: a adoção do registro eletrônico produz efeitos a partir da data da obrigatoriedade ou da opção previamente realizada no sistema. Assim, as informações constantes nos livros e fichas de registro referentes a fatos ocorridos antes dessa data continuam plenamente válidas, devendo ser utilizadas como meio de comprovação sempre que necessário. Por esse motivo, esses documentos não devem ser descartados, pois contêm dados históricos relevantes sobre os vínculos de emprego e podem ser exigidos em fiscalizações, auditorias ou processos administrativos e judiciais.
Outro ponto importante é que o registro de empregados não se limita ao momento da admissão. Ele compreende toda a vida funcional do trabalhador dentro da empresa. Isso significa que todas as movimentações ocorridas durante o vínculo empregatício devem estar corretamente informadas no eSocial, garantindo que o registro eletrônico reflita fielmente a realidade da relação de trabalho.
A comprovação do cumprimento dessa obrigação ocorre por meio dos recibos eletrônicos emitidos pelo sistema a cada evento transmitido. Esses recibos possuem valor jurídico e são fundamentais para demonstrar que as informações foram prestadas de forma regular e tempestiva. A ausência desses comprovantes pode gerar dificuldades para o empregador, especialmente em situações de inconsistência de dados ou questionamentos por parte da fiscalização.
A legislação trabalhista prevê penalidades para a manutenção de empregado sem registro ou para a prestação de informações incorretas, inexatas ou omissas. Em um ambiente cada vez mais automatizado, falhas cadastrais são rapidamente identificadas por meio do cruzamento de informações, o que amplia o risco de autuações e a formação de passivos trabalhistas e previdenciários.
Diante desse novo cenário, o registro eletrônico de empregados deixou de ser apenas uma obrigação formal e passou a exigir atenção contínua por parte das empresas. O acompanhamento das atualizações normativas, das orientações oficiais e das alterações no eSocial tornou-se indispensável para a gestão preventiva e para a redução de riscos.
Como a Econet pode ajudar
A constante evolução da legislação trabalhista não ocorre apenas por meio de leis, mas também por portarias, instruções normativas, manuais técnicos e, como neste caso, Perguntas e Respostas oficiais que produzem efeitos imediatos na rotina das empresas. Acompanhar todas essas mudanças, interpretar corretamente seus reflexos práticos e aplicar as orientações de forma segura é um desafio diário para empregadores e profissionais da área.
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