A ECF não pode ser fracionada por causa da troca de contador ou da mudança de plano de contas. A pessoa jurídica deve transmitir um único arquivo para todo o período de obrigatoriedade e, quando houver mais de uma Escrituração Contábil Digital no ano, recuperar todos os arquivos da ECD correspondentes ao período abrangido pela ECF.
A regra consta no Manual de Orientação do Leiaute 12 da ECF, aplicável ao ano-calendário de 2025 e às situações especiais de 2026. O ponto central é assegurar a continuidade dos saldos contábeis, do plano de contas e da forma de tributação informada ao Fisco.
A ECF pode ser dividida quando muda o contador?
Não. Diferentemente da ECD, que pode ter livros correspondentes a períodos distintos dentro do mesmo ano-calendário, a ECF deve ser entregue em arquivo único para o período de obrigatoriedade da pessoa jurídica.
Na prática, quando a empresa trocou de contador e foram transmitidas duas ou mais ECDs para períodos não sobrepostos, a elaboração da ECF deve considerar todos esses arquivos. Cada ECD precisa estar validada, assinada e transmitida antes da recuperação.
Para entender melhor a função da escrituração contábil recuperada, consulte também o conteúdo da Econet sobre Escrituração Contábil Digital (ECD).
Como proceder quando há troca de contador
1. Confirme quais arquivos da ECD foram transmitidos para o ano-calendário e verifique se os períodos são contínuos e não se sobrepõem.
2. Recupere na ECF todos os arquivos da ECD que compõem o período abrangido pela obrigação.
3. Confira se o plano de contas permaneceu o mesmo ou se houve alteração de códigos, estrutura ou classificação das contas.
4. Se houve mudança de plano de contas, verifique o preenchimento do registro I157 na ECD subsequente.
5. Após a recuperação, confronte os saldos contábeis, as contas referenciais, os períodos de apuração e os valores que alimentarão a apuração do IRPJ e da CSLL.
6. Valide as advertências e os erros no programa vigente da ECF antes da transmissão.
O registro I157 é da ECD ou da ECF?
O registro I157 pertence à ECD. Ele é utilizado no arquivo subsequente para relacionar as contas do plano atual às contas do plano anterior e permitir a transferência adequada dos saldos quando ocorre alteração do plano de contas.
A ECF recupera essa informação a partir das ECDs transmitidas. Portanto, não se deve orientar o contribuinte a “preencher o I157 na ECF”. O procedimento correto é revisar a ECD do período posterior à mudança e confirmar se a correspondência entre as contas foi informada de maneira consistente.
Se o plano de contas não mudou e apenas houve troca do profissional responsável, o I157 pode não ser necessário. Ainda assim, a continuidade dos saldos e a recuperação de todos os arquivos devem ser conferidas.
O que acontece se o I157 não foi preenchido corretamente?
Sem a correspondência adequada entre o plano anterior e o novo plano, a recuperação pode não transportar os saldos iniciais como esperado. Nessa situação, a empresa deve identificar a origem da divergência antes de decidir como corrigir o arquivo.
Quando a divergência estiver restrita à recuperação e os saldos corretos estiverem documentalmente suportados, pode ser necessário ajustar os registros de saldos da ECF. Se os valores recuperados da ECD forem alterados, o programa poderá exigir justificativas específicas no bloco K.
Como informar a saída do Simples Nacional durante o ano
As pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas da ECF enquanto permanecerem no regime, conforme o artigo 1º, § 1º, inciso I, da Instrução Normativa RFB nº 2.004/2021. Quando a exclusão produz efeitos durante o ano-calendário e a empresa passa a um regime sujeito à ECF, a escrituração deve refletir o início da obrigatoriedade no curso do ano.
No registro 0000, devem ser conferidos especialmente:
• a data inicial da ECF, que deve corresponder ao início efetivo do período sujeito à obrigação;
• o campo “Indicador do Início do Período”, com a opção 4 — início de obrigatoriedade da entrega no curso do ano-calendário, quando esse for o enquadramento do caso concreto;
• a data final e os demais indicadores de situação normal ou especial aplicáveis.
Os meses em que a pessoa jurídica permaneceu regularmente no Simples Nacional não devem ser tratados como meses de apuração do Lucro Presumido, do Lucro Real ou do Lucro Arbitrado na ECF. A data de efeito da exclusão precisa ser confirmada nos documentos do Simples Nacional e na legislação aplicável ao motivo da saída.
Para revisar obrigação, prazo, dispensas e penalidades da entrega atual, acesse o artigo ECF 2026: quem deve entregar, prazo, dispensas e multas.
Como informar a mudança de regime tributário no registro 0010
O registro 0010 reúne os parâmetros de tributação da pessoa jurídica. Quando mais de uma forma de tributação do lucro foi aplicada no mesmo ano, o campo “Forma de Tributação do Lucro” deve indicar a combinação correspondente ao período abrangido pela ECF.
| Código no registro 0010 | Forma de tributação | Exemplo de cenário no ano |
| 2 | Lucro Real/Arbitrado | A empresa iniciou no Lucro Real e passou ao Lucro Arbitrado. |
| 3 | Lucro Presumido/Real | A empresa iniciou no Lucro Presumido e passou ao Lucro Real. |
| 4 | Lucro Presumido/Real/Arbitrado | As três formas de tributação ocorreram no mesmo ano, conforme os fatos que determinaram cada período. |
| 7 | Lucro Presumido/Arbitrado | A empresa iniciou no Lucro Presumido e passou ao Lucro Arbitrado. |
O código não deve ser escolhido apenas pela situação existente em 31 de dezembro. Ele deve representar as formas de tributação efetivamente aplicadas durante o período da ECF. Também é necessário conferir os registros filhos e os períodos de apuração gerados pelo programa para cada regime.
Quando revisar os registros K155 e K355
Na recuperação da ECD, os saldos contábeis podem exigir revisão para que cada período de apuração da ECF reflita corretamente a contabilidade e a mudança de regime. Os principais registros envolvidos são:
• K155 — detalhes dos saldos contábeis das contas patrimoniais após o encerramento do resultado do período;
• K355 — saldos finais das contas contábeis de resultado antes do encerramento.
A necessidade de ajuste não deve ser presumida em todos os casos. Primeiro, é preciso comparar o que foi recuperado com os balancetes, os encerramentos contábeis e os períodos de apuração aplicáveis. Ajustes manuais só devem ser realizados quando houver fundamento contábil e fiscal, com memória de cálculo e documentação de suporte.
Quando preencher K915 e K935
Os registros K915 e K935 são utilizados para justificar divergências entre os saldos recuperados da ECD e os valores informados na ECF:
• K915 — justificativa para divergência nos saldos das contas patrimoniais;
• K935 — justificativa para divergência nos saldos das contas de resultado.
Esses registros não substituem a correção da escrituração contábil quando a ECD estiver errada. Eles devem explicar divergências legítimas e documentadas na ECF, de acordo com as regras de validação do programa. Justificativas genéricas aumentam o risco de inconsistência em cruzamentos fiscais.
Principais riscos de preenchimento
| Risco | Exemplo prático | Como prevenir |
| Recuperar apenas a última ECD | A empresa teve dois contadores, mas a ECF considera somente o segundo arquivo. | Mapear todas as ECDs do ano e conferir continuidade das datas. |
| Tratar o I157 como registro da ECF | A equipe procura o registro no programa da ECF e não corrige a correspondência na ECD subsequente. | Revisar o I157 no arquivo da ECD posterior à mudança do plano. |
| Usar código incorreto no 0010 | A empresa passou do Presumido para o Real, mas informa apenas Lucro Real. | Conferir a combinação de regimes efetivamente aplicada durante o período. |
| Informar data inicial incorreta | A ECF inclui meses em que a empresa ainda estava no Simples Nacional. | Validar a data de efeito da exclusão e o indicador de início do período. |
| Ajustar o bloco K sem suporte | Saldos são alterados para eliminar advertências sem conciliação contábil. | Manter balancetes, memória de cálculo e justificativa técnica. |
| Usar justificativa genérica | K915 ou K935 contém apenas “ajuste de sistema”. | Descrever a origem, o período, as contas e o critério do ajuste. |
Checklist antes de validar e transmitir
• Todos os arquivos da ECD do período foram identificados e recuperados.
• As datas das ECDs são contínuas e não se sobrepõem.
• O plano de contas anterior foi relacionado ao novo plano no I157 da ECD subsequente, quando aplicável.
• A data inicial da ECF corresponde ao início efetivo da obrigatoriedade.
• O indicador de início do período no registro 0000 está coerente com o caso.
• A forma de tributação no registro 0010 representa todos os regimes aplicados no ano.
• Os saldos patrimoniais e de resultado foram conciliados com balancetes e demonstrações.
• Eventuais ajustes em K155 e K355 têm suporte documental.
• As divergências justificadas em K915 e K935 estão descritas de forma específica.
• O arquivo foi validado na versão vigente do programa disponibilizado pela Receita Federal.
A versão vigente do programa pode ser consultada na página oficial da ECF na Receita Federal.
Perguntas frequentes
A troca de contador permite entregar duas ECFs?
Não. A ECF deve ser única para o período de obrigatoriedade. Havendo várias ECDs, todas devem ser recuperadas no mesmo arquivo da ECF.
O I157 deve ser preenchido na ECF?
Não. O I157 é um registro da ECD subsequente e relaciona as contas do plano atual às contas do plano anterior.
Toda troca de contador exige I157?
Não necessariamente. O registro é relevante quando há mudança de plano de contas ou necessidade de transferência entre contas do plano anterior e do plano atual.
A empresa excluída do Simples Nacional entrega ECF?
Quando a exclusão produz efeitos e a pessoa jurídica passa a um regime sujeito à ECF, a obrigação deve abranger o período posterior ao início da obrigatoriedade, observada a data efetiva da exclusão.
Os registros K155 e K355 sempre precisam ser alterados?
Não. Eles devem ser revisados e somente ajustados quando os saldos recuperados não representarem corretamente os períodos de apuração e houver suporte contábil para a alteração.
K915 e K935 corrigem uma ECD errada?
Não. Esses registros justificam divergências na ECF. Se a ECD contiver erro que exija substituição, o procedimento deve ser avaliado conforme as regras próprias da escrituração contábil.
Como o contribuinte deve agir
A troca de contador ou a mudança de regime tributário não deve ser tratada apenas como alteração cadastral. Na ECF, esses eventos afetam a recuperação da ECD, a continuidade dos saldos, o período de obrigatoriedade e os parâmetros de tributação.
Antes de transmitir, a empresa deve conciliar os arquivos contábeis, confirmar a data de efeito de cada mudança e documentar qualquer ajuste realizado na ECF. Esse cuidado reduz erros de validação e inconsistências na apuração do IRPJ e da CSLL.
Para acompanhar orientações atualizadas, ferramentas e apoio técnico nas rotinas de ECD e ECF, conheça as soluções da Econet e avalie o suporte da consultoria conforme a realidade da empresa.
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